La mise en conformité avec le règlement général sur la protection des données (RGPD) est devenue incontournable pour toutes les entreprises. Pour faciliter cette démarche, voici 5 étapes à suivre afin d’assurer la conformité RGPD de votre entreprise et simplifier le processus.
Étape 1 : Sensibilisez vos collaborateurs
Un effort collectif doit être réalisé pour garantir la conformité RGPD de votre entreprise. La première étape consiste donc à sensibiliser tous vos collaborateurs aux nouvelles règles qui s’appliquent en matière de traitement de données personnelles. Organisez des formations et informez vos équipes sur les bonnes pratiques à adopter pour préserver la sécurité des informations que vous traitez au sein de votre structure. Chacun doit connaître les risques liés à la violation du RGPD et agir en conséquence pour éviter une sanction potentiellement lourde.
Étape 2 : Identifiez vos traitements de données
Avant de mettre en place les éléments nécessaires pour respecter le RGPD, il convient d’identifier les traitements de données qui ont lieu au sein de votre entreprise. Il sera ainsi plus simple de vérifier leur légalité et de rechercher les failles éventuelles dans votre système actuel. Listez tous les types de données que vous traitez, qu’il s’agisse de coordonnées téléphoniques, d’adresses e-mail, ou encore de données sensibles, comme celles concernant la santé ou les opinions politiques des personnes.
Créez un registre de traitement
Pour faciliter cette démarche et vous aider à y voir plus clair, mettez en place un registre de vos activités de traitement. Ce document officiel rassemblera toutes les informations relatives à vos traitements : nature des données, finalité, durée, acteurs impliqués, etc. Il sera également utile pour répondre aux demandes des autorités de contrôle si votre entreprise est soumise à une inspection.
Étape 3 : Réalisez une analyse d’impact
Dans le cadre du RGPD, certaines entreprises doivent mener une analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD). Cette étude permet de mesurer les risques engendrés par vos traitements de données et doit être réalisée avant leur mise en œuvre. L’AIPD vise à anticiper et prévenir les failles potentielles, mais aussi à prouver votre engagement dans la protection des données que vous traitez. Il est donc essentiel de prendre au sérieux cette analyse et de répertorier les actions correctives à mettre en place en cas de détection de risques importants.
Étape 4 : Nommez un responsable de la protection des données
Pour assurer la conformité RGPD de votre entreprise, il est recommandé de nommer un responsable de la protection des données (RPD ou DPO pour Data Protection Officer en anglais). Ce référent aura pour rôle principal d’assurer la conformité et le suivi des traitements de données personnelles au sein de votre entreprise. Il facilitera vos démarches et deviendra un interlocuteur privilégié pour les autorités de contrôle.
Les missions du DPO
Le responsable de la protection des données aura plusieurs missions. Cela comprend notamment l’élaboration et la mise à jour du registre des traitements, le contrôle régulier de la conformité RGPD des processus, la formation et la sensibilisation des collaborateurs, ainsi que la réalisation d’éventuelles Audits en matière de protection des données.
Étape 5 : Mettez en place des procédures pour garantir l’exercice des droits des personnes concernées
Enfin, il est fondamental de mettre en œuvre des procédures permettant aux personnes concernées par vos traitements de données de pouvoir exercer leurs droits. Ces droits sont plus nombreux depuis l’adoption du RGPD et incluent l’accès aux données, leur rectification, leur suppression (droit à l’oubli) ou encore la limitation de leur traitement.
Pour cela, adaptez vos formulaires de collecte de données en y intégrant une mention explicite sur les finalités du traitement et les droits des personnes concernées. Prévoyez aussi un moyen simple et rapide pour ces dernières d’entrer en contact avec vous afin de faire valoir leurs droits.
Vérifier la conformité de vos sous-traitants
N’oubliez pas que selon le RGPD, vous êtes également responsable de la conformité de vos sous-traitants. Il convient donc d’établir des vérifications afin de vous garantir que ces partenaires se conforment eux aussi à la réglementation.
En suivant ces 5 étapes, il vous sera plus simple d’assurer la conformité RGPD de votre entreprise tout en passant de manière efficace et sereine les contrôles liés à cette nouvelle législation.
